Buchhaltungssoftware für Selbstständige

Eine gute Buchhaltungssoftware (BHS) erleichtert Belegerfassung, Rechnungsstellung und Steuervorbereitung, so dass Sie nicht nur Zeit und Geld sparen, sondern auch einen besseren Überblick über Ihre Finanzen behalten. In diesem Ratgeber erfahren Sie neben den wichtigsten Funktionen sowie Vorteilen und Nachteilen auch die Unterschiede zur Steuerberatung und wie Sie das passende Buchhaltungsprogramm finden können, inklusive einer Auswahl geeigneter Anbieter für Selbstständige.

Definition Funktionen Vorteile und Nachteile BHS oder Steuerberater Software finden Anbieter FAQ

Was ist eine Buchhaltungssoftware?

Sie hilft bei der Einhaltung gesetzlicher Pflichten und ersetzt bzw. unterstützt die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.

Welche Funktionen bietet Buchhaltungssoftware?

Die meisten Buchhaltungsprogramme bieten die folgenden Funktionen:

• Belegerfassung – Belege digital erfassen und zuordnen
• Rechnungsmanagement – Rechnungen und E-Rechnungen (z.B. XRechnung / ZUGFeRD) erstellen, versenden und Zahlungsstatus verfolgen
• Gewinnermittlung – Unterstützung bei der steuerlichen Gewinnberechnung, z.B. Einnahmen‑Überschuss‑Rechnung (EÜR), Gewinn‑und‑Verlust‑Rechnung (GuV) und Bilanz
• Finanzanalysen – Auswertungen zu Einnahmen und Ausgaben sowie Übersicht Ihrer aktuellen finanziellen Situation
• Erfüllung von Gesetzesvorgaben – Einhaltung von GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) und gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
• Kalkulationen – Berechnung von Umsatzsteuer und Vorsteuer
• Vorlagen – Bereitstellung von Rechnungs- und Angebotsvorlagen
• Mahnwesen – Überwachung von Zahlungszielen, Versand von Zahlungserinnerungen und automatisierte Mahnungen bei Zahlungsverzug
• Lohnbuchhaltung – Berechnung von Löhnen, Gehältern sowie Sozial‑ und Steuerabgaben
• Kassenbuchfunktion – Erfassung von Bargeldeinnahmen und ‑ausgaben
• Anlagenverwaltung – Verwaltung von Anlagevermögen und Abschreibungen
• Banking-Schnittstelle – Verbindung mit Geschäftskonto, um Buchungen abzugleichen
• Steuerberater-Zugang – Datenübermittlung zum Steuerberater per DATEV / CSV-Export oder Steuerberater erhält direkten Zugriff auf die Software
• Finanzamt-Übermittlung – Senden von u.a. Umsatzsteuer-Voranmeldung und Einkommensteuererklärung per ELSTER an das Finanzamt

Alle Anbieter von Buchhaltungssoftware haben verschiedene Tarife im Angebot. Je teurer der Tarif, desto mehr Funktionen.

Vorteile und Nachteile von Buchhaltssoftware

Auch wenn Buchhaltungsprogramme viele Vorteile bieten, so gibt es doch auch einige mögliche Nachteile, über die Sie sich vorher im Klaren sein sollten.

Was ist besser: Buchhaltungssoftware oder Steuerberatung?

Schauen wir uns zunächst anhand der wichtigsten Vergleichspunkte die Stärken und Schwächen der beiden Optionen an.

1. Kosten – Vorteil BHS
   Für Solo‑Selbstständige ist eine Buchhaltungssoftware in der Regel günstiger als eine vollständige Steuerberatung. So wie bei der Software höhere Pakete mit mehr Funktionen mehr kosten, so steigen auch bei der Steuerberatung mit steigendem Umfang und Komplexität die Honorare.
2. Automatisierung – Vorteil BHS
   Haben Sie die Buchhaltungsanwendung einmal verstanden, können Sie sich wiederholende Prozesse automatisieren und so Zeit und Kosten sparen. Steuerberater:innen können so eine technische Automatisierung nicht bieten.
3. Verfügbarkeit – Vorteil BHS
   Einzelunternehmen können die Software rund um die Uhr nutzen – auch mitten in der Nacht oder am Wochenende. Die Steuerberatung ist meist nur an Werktagen zu festen Zeiten für Termine und Rückfragen erreichbar.
4. Finanzübersicht – Vorteil BHS
   Mit der Software behalten Sie jederzeit in Echtzeit den Überblick über Ihre Einnahmen, Ausgaben, offenen Rechnungen, Liquidität und die voraussichtliche Steuerlast. Im Gegensatz dazu erhalten Sie meist nur bei Terminen oder Telefonaten mit Ihrer Steuerberatung einen genaueren Einblick in Ihre aktuelle Steuersituation.
5. Beratung – Vorteil StB
   Wie der Name schon verrät, bieten Steuerberater:innen eine individuelle, steuerliche Beratung mit Fachwissen, welche auf Ihre aktuelle Situation und Branche zugeschnitten ist. Software für Buchhaltung hilft beim Prozess, kann aber nur bedingt komplexe Fragen zu Themen wie Vorsteuer, Arbeitszimmer oder Nebenerwerb beantworten.
6. Kundenservice – Vorteil StB
   Bei einer Steuerberatung haben Sie einen persönlichen Ansprechpartner, mit dem Sie regelmäßig sprechen und Fragen direkt klären können. Buchhaltungssoftware liefert meist nur automatisierte Antworten oder verzögerten Support per Chat oder E-Mail. Dies ist auf Bewertungsportalen auch der häufigste Kritikpunkt.
7. Vertretung – Vorteil StB
   Steuerberater:innen können Sie gegenüber dem Finanzamt vertreten – beispielsweise bei Anfragen, Einsprüchen oder Prüfungen. Ein Buchhaltungsprogramm kann Sie rechtlich nicht vertreten.
8. Haftung – Vorteil StB
   Steuerberater:innen haften nur, wenn sie ihre fachlichen Pflichten verletzen und dadurch ein Schaden entsteht. Software‑Anbieter schließen in der Regel die Haftung für Fehler in den AGB aus. Die Verantwortung für korrekte Eingaben bleibt bei Ihnen.
9. Prüfung – Vorteil StB
   Die Steuerberatung prüft Ihre Angaben und Auswertungen auf Plausibilität und kann Fehler, Abweichungen oder Unstimmigkeiten rechtzeitig erkennen. Die Software arbeitet mit Ihren eingegebenen Daten und kann gewisse Fehler bemerken, ersetzt aber keine fachliche Prüfung.
10. Optimierung – Vorteil StB
    Steuerberater:innen können gezielt Optimierungsmöglichkeiten aufzeigen und Gestaltungsspielräume nutzen. Buchhaltungssoftware kann zwar Hinweise und Vorschläge geben, geht dabei aber nicht so individuell auf Ihre Situation ein.
11. Datenschutz – Unentschieden
    Sowohl Software für Buchhaltung als auch Steuerberater:innen verarbeiten sensible Unternehmensdaten. Hohe technische Sicherheitsstandards, eine verschlüsselte Datenübertragung sowie eine klare Auftragsverarbeitung sind bei beiden Optionen besonders wichtig.
12. Skalierbarkeit – Unentschieden
    Wenn Ihr Business wächst, ändern sich auch die Anforderungen. Die Software kann technisch mitwachsen und zum Beispiel mehr Daten verarbeiten oder erweiterte Funktionen anbieten. Auch eine Steuerberatung kann den Umfang der Beratung und die Tiefe der Unterstützung anpassen.
13. Qualität – Unentschieden
    Es gibt sowohl gute als auch weniger gute Steuerberater:innen. Gleiches gilt für die Buchhaltungssoftware. Auch wenn der Funktionsumfang sehr ähnlich ist, so gibt es doch Unterschiede, vor allem bei der Bedienung, der Zuverlässigkeit und dem Kundenservice. Sollten Sie mit der Qualität nicht zufrieden sein, können Sie unter Einhaltung einer eventuellen Kündigungsfrist kündigen.
14. Rechtliches – Unentschieden
    Beide Optionen unterstützen Sie bei der Einhaltung von Buchführungs‑ und Steuerpflichten, zum Beispiel in Bezug auf GoBD, Fristen und Aufbewahrung.

Die Nutzung der Buchhaltungssoftware ist sinnvoll, wenn Sie…

• keine komplizierte Buchhaltung haben, d.h. wenige Rechnungen, unkomplizierte Einnahmen und Ausgaben, keine komplexen Themen.
• sich bereits gut mit dem Thema Steuern auskennen und auf dem aktuellen Stand bleiben.
• die Anwendung sicher und zuverlässig bedienen können.

Die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung ist sinnvoll, wenn Sie…

• sich nicht mit dem Thema Steuern auskennen.
• keine Lust oder Zeit für die Buchhaltung haben und der Fokus auf Ihrem Business liegen soll.
• einen festen, persönlichen Ansprechpartner schätzen.
• wegen der Art Ihres Unternehmens Unterstützung bei komplexeren Steuer- und Buchhaltungsthemen brauchen.

Eine Mischung aus beiden Optionen ist sinnvoll, wenn Sie…

• Ihre Buchhaltung überwiegend selbst digital erledigen und immer einen Überblick haben wollen.
• sicherstellen wollen, dass alles steuerlich korrekt ist und von einer qualifizierten Person überprüft wurde.
• Hilfe bei komplexeren Themen benötigen, aber die einfacheren Prozesse der Buchhaltung selbst erledigen möchten.

Wie finde ich die richtige Buchhaltungssoftware für mich?

Nehmen Sie sich einmalig ein paar Minuten Zeit und gehen Sie die folgenden Punkte kurz durch. Diese Art Checkliste hilft Ihnen dabei, herauszufinden, was Ihnen wichtig ist und nichts Wichtiges zu vergessen, so dass Sie schneller die für Sie passende Buchhaltungssoftware finden.

1. Funktionen

• Welche Funktionen brauchen Sie wirklich für Ihr Business? Achten Sie dabei vor allem darauf, dass Sie alle gesetzlichen Pflichten für Ihre Rechtsform erfüllen.
• Schauen Sie sich oben die Funktionsübersicht an und prüfen Sie, ob die Software alle Pflichtfunktionen anbietet.
• Gibt es vom jeweiligen Anbieter auch höhere Tarife oder weitere Software mit mehr Funktionen? Achten Sie von Anfang an darauf, dass die Software zukunftsfähig ist und skaliert werden kann.

2. Nutzung

• Möchten Sie die Software auf Ihrem Betriebssystem nutzen (Windows, macOS, Linux), oder bevorzugen Sie eine cloudbasierte Lösung, die jederzeit über den Internet-Browser zugänglich ist?
• Ist die Software mit Ihrem Betriebssystem bzw. Browser kompatibel? Viele Programme laufen beispielsweise nur auf Windows und nicht auf Mac.
• Legen Sie Wert auf eine mobile App für iOS oder Android, damit Sie sich auch unterwegs um Ihre Buchhaltung kümmern können?
• Können Ihre Daten im Standardformat, z.B. CSV oder DATEV, als Backup und im Falle eines Anbieterwechsels exportiert werden?

3. Bedienung

• Ist die Software übersichtlich aufgebaut und leicht zu bedienen? Hierzu ist es hilfreich, Erfahrungsberichte und Reviews zu lesen.
• Gibt es eine Einführung, ein Tutorial oder einen virtuellen Assistenten, der Sie Schritt für Schritt begleitet?
• Bei allen Anbietern können Sie die Software zumindest für ein paar Tage kostenlos testen und so prüfen, ob sie zu Ihnen und Ihren Bedürfnissen passt.

4. Schnittstellen

• Welche Schnittstellen brauchen Sie? Prüfen Sie, ob die wichtigsten Anwendungen, die Sie bereits nutzen, zum Beispiel Online-Shop oder Zahlungsdienste, in der Buchhaltungssoftware per Schnittstelle angebunden sind.
• Ist eine Anbindung an Ihr Geschäftskonto möglich, um Buchungen automatisch abzugleichen und manuelle Eingaben zu minimieren? Es gibt auch einige Anbieter, wie zum Beispiel Lexware und Accountable, die neben der Buchhaltung gleich noch das Geschäftskonto mit anbieten.
• Benötigen Sie DATEV‑Exporte, um die Daten einfach an Ihren Steuerberater zu senden?
• Brauchen Sie eine ELSTER‑Anbindung, um die Umsatzsteuer‑Voranmeldung und weitere Steuerformulare direkt elektronisch an das Finanzamt zu schicken?

5. Service

• Gibt es regelmäßige Updates, die Fehler schnell korrigieren?
• Werden Änderungen beim Steuerrecht zeitnah in der Software implementiert?
• Wie (Telefon, E-Mail, Chat, KI-Bot) und wann ist der Kundenservice bei individuellen Fragen und Problemen erreichbar? Welche Antwortzeiten werden angegeben?
• Gibt es nützliche FAQs, Handbücher, Anleitungen oder Erklärvideos, die häufig gestellte Fragen beantworten?

6. Sicherheit

• Erfüllt die Software hohe technische Sicherheitsstandards in Bezug auf Verschlüsselung, Zertifizierungen und regelmäßige Sicherheitsprüfungen?
• Ist die Verarbeitung und Speicherung der Daten GoBD‑konform?
• Wo sind die Server gehostet (Deutschland oder EU)?
• Gab es in der Vergangenheit irgendwelche Sicherheitsvorfälle, Datenlecks oder Hacks? Falls ja, wurden die Betroffenen transparent informiert und schnellstmöglich Sicherheitspatches veröffentlicht?
• Was tut der Anbieter für den Datenschutz?

7. Preis

• Wie viel sind Sie bereit für Ihren benötigten Leistungsumfang zu zahlen?
• Welcher Tarif erfüllt genau Ihre Anforderungen, ohne dass Sie Funktionen bezahlen, die Sie nicht nutzen?
• Wird ein Rabatt bei jährlicher statt monatlicher Zahlung angeboten?
• Gibt es versteckte Kosten, die auf den ersten Blick nicht offensichtlich sind, z.B. für Daten‑Export oder zusätzliche Schnittstellen?
• Wird das Abo automatisch verlängert, wenn Sie nicht rechtzeitig kündigen?

Es ist besser, wenn Sie ein bisschen mehr Zeit in die Recherche investieren, als dann eine Software zu wählen, bei der doch noch Funktionen fehlen, Sie zu viel bezahlen oder mit der Bedienung oder dem Service Probleme haben. Gerade weil die meisten Anbieter deutlich günstiger sind, wenn Sie für ein Jahr im Voraus bezahlen, ist es wichtig, dass Sie sich richtig entscheiden und nicht nach wenigen Wochen Ihre Wahl bereuen.

Nachdem Sie durch die Checkliste wissen, was Ihnen wichtig ist und worauf Sie achten sollten, empfehlen wir folgende Schritte:

1. Gehen Sie die unten stehende Liste der 10 Anbieter durch und schauen Sie sich auf den Internetseiten kurz um. Scannen Sie die verschiedenen Tarife sowie Preise und schauen Sie, welcher Tarif von welchem Anbieter zunächst Ihre Kriterien erfüllt.
2. Wählen Sie Ihre 2 bis 3 Favoriten unter den 10 Anbietern aus, die Sie von der Preis-Leistung her am meisten überzeugen und Sie persönlich am meisten ansprechen.
3. Testen Sie Ihre Favoriten für ein paar Tage. Schauen Sie sich in Ruhe in der Anwendung um und testen Sie die Funktionen, die Sie später auch nutzen wollen. Dies hat zwei entscheidende Vorteile. Als Erstes haben Sie den direkten Vergleich der Anbieter und merken schnell, wo die jeweiligen Stärken, Schwächen und Unterschiede liegen. Als Zweites können Sie nur durch das Testen unverbindlich herausfinden, ob Sie mit der Software überhaupt klarkommen und ob diese wie gewünscht funktioniert.

Nach wenigen Tagen haben Sie mit dieser Vorgehensweise die für Sie passende Buchhaltungssoftware gefunden. Und sollten Sie doch irgendwann unzufrieden sein, haben Sie ja bereits Alternativen getestet und können schneller zum neuen Anbieter wechseln.

10 Anbieter von Buchhaltungssoftware für Selbstständige

Die folgenden Anbieter bieten alle Cloud-Lösungen für Kleinunternehmer, Freiberufler und Einzelunternehmen. Der Klick auf den Namen des Anbieters führt Sie direkt zur Preis- und Funktionsübersicht.

Für jeden Anbieter listen wir nur die Tarife auf, die für Selbstständige am sinnvollsten sind. Am Wichtigsten ist es, dass Sie eine Vorauswahl treffen und sich dann ein paar Tage Zeit nehmen, Ihre Favoriten zu testen. Nur so können Sie eine fundierte Entscheidung treffen, die Sie später nicht bereuen.

FAQ Buchhaltungssoftware

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